пятница, 28 апреля 2017 г.

Планирование времени


Методы эффективного планирования времени


Как часто мы слышим: "Деньги правят миром" или "Деньги решают все".

Мы можем думать, что благодаря деньгам имеем все, но это не так. Миром правят те, кто умеет планировать время.
Наибольшую ценность имеют не деньги, а информация и… время. Да-да, время. И в этом большой парадокс прогресса. С одной стороны мы имеем множество средств, чтобы это самое время экономить. И всё же всем нам его безумно не хватает! Что же мешает нам жить так, как мы хотим, и как эффективно управлять своим временем, поделюсь с читателями в этой статье.






В современном мире наибольшую ценность имеют не деньги, не золото, не бриллианты, а информация и… время. Да-да, время. И в этом большой парадокс прогресса. С одной стороны мы имеем множество средств, чтобы это самое время экономить.С другой, тратим это драгоценное время на не нужное общение в социальных сетях, на телевизор, компьютерные игры и т.д.
Конечно прогресс освободил нас от домашней работы, мы можем готовить из полуфабрикатов, а можем вообще питаться в общепите.  Нам не нужно тратить драгоценное время на дорогу, чтобы встретиться с партнёрами по бизнесу, да и с близкими людьми тоже – достаточно поднять трубку телефона. Наша жизнь становится не реальной, а виртуальной: виртуальные магазины, банки, туристические агентства. Мы не представляем своей жизни без интернета.

И тем не менее нам безумно не хватает времени на обычные дела: на работу, на общение с семьёй, и даже на себя любимого. А такое благо как доступность огромного количества информации в итоге оборачивается против нас – мы тонем в её обилии.


Принцип «быть самим собой»


Прочитав множество книг и пособий по управлению временем, стало понятным, что и этот процесс очень индивидуален. В дальнейшем я еще не раз вернусь о способах планирования своего времени многими успешными людьми.
 В своей книге «Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью» Джулии Моргенстерн провозглашает принцип «изнутри наружу». Давайте использовать более понятную фразу: «Быть самим собой».

Большинство книг по тайм-менеджменту призывают нас, постараться «впихнуть» в свой день как можно больше дел, причем расставив их в порядке важности. На мой взгляд, полноценно использовать время – не означает успевать больше. Эффективно использовать время означает качественно улучшить свою жизнь. Но это «правильно» для каждого из нас имеет свой индивидуальный смысл. Джулия не призываем трудиться 24 часа в сутки и наполнять каждую свою минуту важными делами. Бездельничать и лениться тоже нужно! К тому же важные дела у всех свои. Вы не должны больше/меньше работать или больше/меньше развлекаться, Вы должны быть тем, кто Вы есть на самом деле. Быть гармоничным с самим собой. Но стремиться к Самосовершенствованию.


Что нам мешает эффективно использовать время?


На самом деле, любой человек способен научиться управлять своим временем, своим расписанием, наконец, своей Жизнью.
Несколько лет назад я начала писать книгу по управлению своей Жизнью, но только сейчас я вернулась к продолжению этой идеи.
И это статья предисловие к началу этой запущенной идеи. Может быть, должно было придти это время, назреть необходимость.
И так, вернемся в книге и авторским методикам.
Что же нужно делать, чтобы остановиться и подумать: «А что же мне мешает жить так, как я хочу?». Для того чтобы легче было найти ответ, автор книги предлагает рассмотреть наиболее типичные преграды на пути эффективного тайм-менеджмента.


1. Технические ошибки. Вы просто не знаете, как можно планировать своё время, и Вам нужно освоить пару приёмов и методов. Например, самый простой совет – каждое утро набрасывать план дня на листе бумаги.


2. Внешние факторы. Наша жизнь зависит не только от нас самих, но и от множества внешних моментов. Возможно, сам по себе Вы очень дисциплинированный человек, но окружение как будто только и существует, чтобы нарушать Ваши планы.


3. Психологические препятствия. Здесь придётся покопаться в себе. Возможно, Вы не делаете что-то только потому, что считаете это занятие бессмысленным, скучным, ненужным…


Технические ошибки


Начнём с простого и разберём, какими бывают технические ошибки.

Итак, перед Вами стоит задача, но Вы никак не можете приступить к её выполнению или приступаете, но толку совсем мало.

Для выполнения задачи должно отводиться конкретное время. Конечно, самый первый шаг – это составить список важных дел на сегодня/перечень задач на месяц/целей на ближайший период жизни. Этим, правда, многие и ограничиваются, не задают себе вопрос «Когда же я буду это делать?». Традиционное «начну с понедельника» явно не прокатывает.
А самые сложные задачи нужно планировать иначе.
Например, учитывая свои биологические часы. Существуют наиболее эффективные часы для разных типов  «жаворонков», «сов» и «соловьёв». Если Вы «сова», то естественно, не стоит назначать решение важных вопрос на утренние часы. Начните свой рабочий день попозже, Вы обязательно всё наверстаете вечером.

Большинство людей стараются втиснуть в свой день слишком много дел, которые просто нереально выполнить за то время, пока человек бодрствует. А в конце дня мы бываем сильно разочарованы и даже демотивированы тем, что не успели и половины намеченного.

Впрочем, бывает и обратное – мы быстро справляемся с запланированным, причем, не всегда качественно, стараясь справится с не совсем приятными делами, а потом «убиваем» оставшееся время в бессмысленных занятиях.

Задача чрезмерно сложна. Большие сложные задачи просто пугают нас, мы не знаем, с какого боку к ним подступиться. Наверняка, каждый хотя бы раз в своей жизни оказывался в подобной ситуации: когда стопорим перед решением поставленной задачи, говоря себе «в следующий раз».
Нас пугает "высота этой планки", мы боимся не справиться и разочароваться в себе.
И так, чтобы начать, нужно самоорганизовать себя.
Нельзя полагаться только на свою память, обязательно используйте ежедневник, где будете фиксировать все свои дела.
Можно вести бумажный или электронный ежедневник, вернемся к его ведению позже.
Обсудим ошибку в организации рабочего пространства. Иногда мы проводим массу времени в поисках нужной информации или документа. Когда был создан электронный документооборот с базами данных, продвинутые руководители создавали СRM-системы.
Которые помогают организовать бизнес процессы и позволяют не терять данные.

Как же организовать свое рабочее место дома? Полки, папки, органайзеры, электронные программы-можете выбрать любой способ.
Итак, когда все разложено по своим местам, и Ничто не мешает воплощению мечт, подумаем Кто может быть преградой.
Попробуйте проанализировать своё окружение.

Внешние факторы при планировании времени

Все мы, к счастью, живём не по одиночке, а среди людей, которые, к несчастью или к счатью, иногда вмешиваются в наши планы. К тому же, жизнь частенько подкидывает нам обстоятельства, с которыми приходится считаться и под которые необходимо подстраиваться.

Вы взяли на себя слишком много. Зачастую нам только кажется, что задача, за которую мы хотим взяться, непомерна. Стоит лишь освоить приёмы эффективного планирования времени. Но иногда задача действительно слишком тяжела и нереальна.
Тогда стоишь перед выбором: отложить некоторые дела и снизить планку по качеству выполнения оставшихся задач, отказаться от выполнения вообще.
У каждого из нас в жизни бывают переходные моменты: вступление в брак, рождение ребёнка, окончание института, переезд и т.д. Эти ситуации могут сильно сбивать с толку, и нужно время, чтобы приглядеться к ним и выработать новый стиль своей жизни. Всегда приступайте с установки «якорей», поймите, что на данный момент самое важное, и начните с этого.

Непредсказуемость. Стоит попытаться оставить в своём расписании наряду с четко запланированными делами достаточно времени для непредвиденных задержек и экстренных вопросов. Это простой совет, который работает. Также стоит выделить промежуток времени, когда Вы сможете побыть с самим собой (включить автоответчик, попросить коллег подменить Вас).

Неорганизованный партнёр. Иногда четкому исполнению всех наших планов мешает наше ближайшее окружение. Например, неорганизованный супруг, с которым Вы обустраиваете дом. Или недисциплинированные коллеги, от которых зависит результат и Вашей работы.

Самый главный совет здесь – не злиться на партнера, не таить обиду. Человека, с которым у Вас хорошие взаимоотношения, вполне можно обучить основным принципам тайм-менеджмента. Например, разъяснить подчинённому, как лучше планировать свой день. В остальных случаях необходимо попробовать просто договориться, т.е. объяснить, что вы движетесь к одной и той же цели, рассмотреть пути её достижения.

Личные психологические особенности и их влияние на планирование времени

Если Вы уже освоили описанные выше методы, но всё ещё не находите времени для того, что Вам действительно важно, загляните в свою душу. Попробуйте разобраться в себе, возможно, Ваши проблемы с управлением временем, как это ни парадоксально, выгодны Вашим настоящим неосознанным стремлениям.

Рассмотрим типичные психологические препятствия, которые удерживают людей от полноценного управления своим временем и жизнью.

Вы не прояснили свои жизненные цели и приоритеты. Не имея перед собой четко сформулированных глобальных целей, Вы не можете ставить перед собой более мелкие цели и задачи, а значит, и не знаете, чем именно и в каких пропорциях должна быть заполнена Ваша повседневная жизнь.

Обычно мы ставим перед собой слишком туманные цели вроде «Хочу быть успешным и богатым, красивым и здоровым, иметь дружную семью и много друзей». Больше конкретики! Что значит именно для Вас успех? Вырасти на работе до руководителя отдела или управляющего директора? А может для Вас успех – это не обязательно наличие материальных благ, и Вы предпочтёте публичную известность?

И ещё одно замечание – часто наши собственные устремления подменяются чужими целями, навязанными ещё в детстве.

Вам нравится работать на пределе своих возможностей. Вы оставляете всё на крайние сроки, чувствуете себя лучше всего в ситуации цейтнота, именно тогда Вы наиболее эффективны. Но зачем держать себя в постоянном стрессе?! Лучше заполнить свой график таким количеством интересных и сложных задач, чтобы и при выполнении «в срок» Вам жилось интересно.

Вы боитесь бездействия. Некоторые люди не любят оставаться без дела, это вызывает у них лишь негативные эмоции: тревогу, раздражение и даже чувство вины. Часть таких «трудоголиков» боятся остаться без дела, т.к. считают бездействие пустой тратой времени. Часть из них «держат марку», т.к. очень деятельные люди неизменно восхищают окружающих. И тем, и другим стоит тщательно сбалансировать свою жизнь и уделять внимание и работе, и семье, и развлечениям, и самосовершенствованию. Иначе они рискуют «сгореть на работе».

И ещё одна часть «вечных двигателей» просто боятся остаться наедине с самими с собой, ведь тогда появится время подумать над тем, о чём думать не хочется (например, о смысле собственной жизни или о несчастном браке, который пора разорвать).

Вам нравится жертвовать собой ради других. Возможно, Вы из тех людей, что живёт исключительно для других и задвигает собственные потребности на второй план. Вы гордитесь тем, что можете и готовы помочь каждому страждущему. Или просто не умеете говорить «нет». Из-за этого Ваши цели так и остаются только на бумаге. Научитесь и сами принимать помощь от окружающих и говорить при необходимости «нет».

Вы боитесь неудачи. Психологи называют этот феномен «мотивом избегания неудач». Иногда страх перед возможным провалом настолько сковывает нас, что нам проще вообще ничего не делать. В данном случае часто может помочь честный ответ на вопрос «А что самого худшего может случиться со мной?». Кроме того, очень полезно научиться воспринимать неудачи как дополнительную возможность, как ещё одну ступень на пути к цели, а не как тупик.


Американская писательница Дж. Моргенстерн даёт очень ценный совет по этому поводу: «…представляйте себя рассказывающим историю своей жизни на телевизионном ток-шоу или в интервью десять лет спустя или когда-нибудь своим внукам, вдохновляя окружающих своим рассказом о препятствиях, которые Вам приходилось преодолевать на своем пути к успеху».


Вы боитесь успеха. В психологии есть и противоположное понятие «мотив избегания успеха». Да-да, многие подсознательно боятся достижения своих целей. Ведь, например, такая желанная руководящая позиция может в то же время означать отдаление от семьи, а также зависть друзей, которые добились в жизни гораздо меньше. Преодолеть данное препятствие можно, общаясь с другими успешными, на Ваш взгляд, людьми, это поможет прочувствовать атмосферу успеха и заразиться ею.

Вы боитесь нововведений. Это одна из разновидностей страха успеха: уклад жизни, который есть сейчас, устраивает Вас настолько, что Вы методично избегаете всего, что может его нарушить. Боязнь перемен можно преодолеть, если к достижению своих целей идти более размеренно, постепенно перестраиваясь и привыкая к новому в Вашей жизни.

Вы боитесь завершения. Некоторые люди постоянно работают сразу над несколькими проектами, перескакивая от одного к другому, редко доводя до конца хотя бы один из них. Они не получают удовольствия от завершения задачи.

Вы – перфекционист. Перфекционист – это человек, стремящийся к совершенству во всём. Если Вы по-перфекционистски относитесь ко всем задачам, что стоят перед Вами, Вы просто не сможете сделать всё, что задумали.

За потребностью делать всё в совершенстве часто скрываются потребности в одобрении и принятии. Или же это страх быть раскритикованным. Возможно, Вы выросли в семье, где твердили «Ты должен быть лучшим!» и очень огорчались, если среди годовых оценок была хоть одна «четвёрка».

Вы боитесь упустить вдохновение. Среди людей искусства и творческих профессий очень распространена любовь к беспорядку, они даже считают его источником собственного вдохновения. Однако беспорядочная профессиональная и личная жизнь приводит к сильнейшим стрессам. Стоит отметить, что выдающиеся писатели, художники и музыканты зачастую творили ежедневно в одно и то же время – причем вдохновение было каждый день самым разным.

Заглянуть в глубины своей души и любопытно, и страшно одновременно, но совершенно необходимо, если Вы хотите научиться эффективно управлять своим временем.

Создать матрицу своей гармоничной Жизни-наша с вами задача.


Комментариев нет:

Отправить комментарий

Так же читайте:

Послание Вселенной!

 

Поделиться